Membeli ATK dalam jumlah besar memang lebih hemat dari sisi harga satuan, namun keuntungan itu bisa hilang percuma kalau cara penyimpanannya kurang tepat. Banyak kantor dan sekolah tanpa sadar menyimpan stok ATK di tempat yang justru mempercepat kerusakan, sehingga barang harus dibuang atau dipakai dalam kondisi kurang layak sebelum sempat digunakan maksimal.
Untuk kertas HVS dan buku tulis, hindari penyimpanan di area yang lembap atau menempel langsung ke lantai. Kelembapan membuat kertas mudah bergelombang, menguning, dan lengket satu sama lain. Idealnya, kertas disimpan di rak tertutup dengan jarak minimal beberapa senti dari lantai, dan dalam kemasan aslinya selama belum dipakai.
Untuk pulpen, spidol, dan alat tulis bertinta, posisi penyimpanan sebaiknya horizontal atau berdiri dengan ujung mata pena ke bawah, bukan ke atas. Posisi ini menjaga tinta tetap mengalir ke ujung pena sehingga tidak cepat kering saat pertama kali dipakai setelah lama disimpan.
Untuk lem, baik lem cair maupun lem bakar (glue gun stick), simpan di tempat dengan suhu ruangan stabil dan jauhkan dari sinar matahari langsung. Suhu yang terlalu panas bisa membuat lem cair mengental atau lem bakar melunak dan saling menempel sebelum sempat dipakai.
Untuk map, folder, dan produk berbahan plastik lainnya, hindari menumpuk barang berat di atasnya dalam waktu lama karena bisa membuat bentuknya berubah permanen atau bagian kancing dan resletingnya cepat rusak. Simpan dalam posisi berdiri jika memungkinkan, mengikuti bentuk aslinya.
Untuk kain lap seperti kanebo, pastikan disimpan dalam kondisi kering dan kemasan tertutup rapat sebelum dipakai pertama kali, karena kelembapan yang terperangkap dalam kemasan bisa memicu bau apek maupun jamur meski barang belum pernah digunakan.
Terakhir, terapkan sistem "stok lama dipakai dulu" (first in, first out) terutama untuk barang yang punya batas waktu penggunaan optimal seperti lem dan tinta, supaya tidak ada stok yang mengendap terlalu lama di gudang dan berisiko rusak sebelum sempat terpakai.
Dengan penyimpanan yang tepat, pembelian ATK dalam jumlah besar dari TKU bisa dipakai secara maksimal tanpa risiko kerusakan yang mengurangi nilai investasi pengadaan Anda.